Agnieszka Majer
Senior Consultant
Zespół zarządzania projektami CIVITTA Polska
Nowa perspektywa finansowa na lata 2021-2027 przyniosła za sobą liczne zmiany, które dotyczą nie tylko ogólnych założeń realizowanych projektów – zmiany wprowadzono także w zakresie realizacji obowiązków informacyjno-promocyjnych i zostały one dość mocno rozbudowane. Co się zmieniło i na co należy zwracać uwagę? Zapraszam do lektury!
Nie ma żadnego zaskoczenia w tym, że beneficjenci w dalszym ciągu są zobowiązani do wypełniania obowiązków informacyjnych i promocyjnych, w tym szerokiego informowania społeczeństwa o dofinansowaniu realizowanego projektu przez Unię Europejską. Tak jak dotychczas, obowiązkowe będzie umieszczanie w widoczny sposób znaku Funduszy Europejskich, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej (w wersji pełnokolorowej) i znaku Unii Europejskiej we wszystkich prowadzonych działaniach informacyjnych i promocyjnych dotyczących projektu, na wszystkich dokumentach i materiałach (m.in. produktach drukowanych lub cyfrowych) podawanych do wiadomości publicznej, wszystkich dokumentach i materiałach dla osób i podmiotów uczestniczących w projekcie, ale także na produktach, sprzęcie, pojazdach czy aparaturze powstałych lub zakupionych w ramach realizowanego projektu, poprzez umieszczenie trwałego oznakowania w postaci naklejek. Niezmiennie obowiązkowe pozostało umieszczanie w miejscu realizacji projektu trwałej tablicy informacyjnej (dla projektów przekraczających 500 000 EUR) lub plakatu o minimalnym formacie A3 (dla projektów nieprzekraczających 500 000 EUR), podkreślających fakt otrzymania dofinansowania z UE, niezwłocznie po rozpoczęciu fizycznej realizacji projektu.
Zupełną nowością w obowiązkach informacyjno-promocyjnych są zasady dotyczące projektów wysokobudżetowych. Beneficjenci projektów powyżej 10 mln EUR są zobowiązani do zorganizowania wydarzenia informacyjno-promocyjnego, np. konferencji promującej projekt w ważnym jego etapie – na otwarcie lub zakończenie projektu. Do udziału w takim wydarzeniu należy z miesięcznym wyprzedzeniem zaprosić przedstawicieli Komisji Europejskiej, Instytucji Zarządzającej i Instytucji Pośredniczącej. Trzeba to uczynić za pośrednictwem poczty elektronicznej, przesyłając zaproszenia na adresy mailowe wskazane w umowie o dofinansowanie.
Realizatorzy projektów powyżej 5 mln EUR mają obowiązek informowania Instytucji Pośredniczącej o planowanych wydarzeniach informacyjno-promocyjnych lub innych, które mogą mieć znaczenie dla opinii publicznej i mogą służyć budowaniu marki Funduszy Europejskich. Instytucje przygotowały w tym celu określone adresy mailowe. Informacja o wydarzeniach powinna wpłynąć z 14-dniowym wyprzedzeniem.
Realizatorzy pozostałych projektów będą musieli zrealizować wydarzenie informacyjne dla mediów na wyraźne wezwanie Instytucji.
Należy podkreślić, że bardzo istotną zmianą są wprowadzone do umowy zapisy dotyczące konkretnych sankcji za niewywiązywanie się przez beneficjenta z obowiązków informacyjno-promocyjnych – pierwszy raz zostały wprowadzone sankcje finansowe. W przypadku niewywiązania się beneficjenta z obowiązków, Instytucja w pierwszej kolejności wezwie beneficjenta do podjęcia działań zaradczych w terminie i na warunkach określonych w wezwaniu. W przypadku braku wykonania przez beneficjenta działań zaradczych, Instytucja pomniejszy maksymalną kwotę dofinansowania dla danego modułu o wartość nie większą niż 3% tego dofinansowania.
