Zapytania ofertowe w dofinansowanym projekcie – jak prawidłowo określić kryteria oceny ofert i kryteria dostępu?

Agnieszka Majer
Starszy Konsultant
Zespół zarządzania projektami CIVITTA Polska

Przygotowując zapytanie ofertowe w oparciu o zasadę konkurencyjności, beneficjenci wielokrotnie stają przed dylematem, jakie kryteria punktowe oraz kryteria dostępu przyjąć, aby zabezpieczyć się przed składaniem ofert przez nierzetelne podmioty lub takie, które nie posiadają stosownego doświadczenia. Często jednak sami wpędzają się w pułapkę i narażają na ryzyko nałożenia korekty finansowej. Dziś zapraszam do lektury artykułu o tym, czym są kryteria oceny ofert i kryteria dostępu w zapytaniach ofertowych oraz jaką drogę wybrać, aby samemu nie narobić sobie problemów. Zapraszam!

Beneficjenci przygotowując zapytanie ofertowe w oparciu o zasadę konkurencyjności, stają często przed dylematem, czy do zapytania wprowadzać kryteria dostępu oraz czy stosować dodatkowe kryteria oceny poza kryterium ceny. Obawiając się oferentów nieposiadających doświadczenia w realizacji podobnych zamówień, nieposiadających odpowiednich zasobów kadrowych, technicznych i organizacyjnych oraz najprościej mówiąc – nierzetelnych, zaczynają wprowadzać do zapytania kryteria nieadekwatne do przedmiotu zamówienia. To najprostsza droga do zniechęcenia potencjalnych wykonawców do złożenia oferty oraz do uznania postępowania ofertowego za niezgodne z obowiązującymi zasadami.

W myśl zapisów ustawy Prawo zamówień publicznych kryteriami oceny ofert mogą być cena albo cena i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia, w szczególności: jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, aspekty środowiskowe, społeczne, innowacyjne, serwis, termin wykonania zamówienia czy koszty eksploatacji. Zawsze należy pamiętać, że kryteria oceny ofert nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, a w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej. Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego dodatkowo doprecyzowują, że kryteria oceny ofert składanych w ramach postępowania o udzielenie zamówienia muszą być formułowane w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców, przy czym:

1. każde kryterium oceny ofert musi odnosić się do danego przedmiotu zamówienia,
2. każde kryterium (i opis jego stosowania) musi być sformułowane jednoznacznie i precyzyjnie, tak żeby każdy poprawnie poinformowany wykonawca, który dołoży należytej staranności, mógł interpretować je w jednakowy sposób,
3. wagi (znaczenie) poszczególnych kryteriów powinny być określone w sposób umożliwiający wybór najkorzystniejszej oferty,
4. kryteria oceny ofert nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, a w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej oraz doświadczenia,
5. cena może być jedynym kryterium oceny ofert.

Wskazane powyżej zapisy jasno wskazują, że cena może być jedynym kryterium oceny i jest to jak najbardziej prawidłowe podejście. Z punktu widzenia praktycznego również najrozsądniejsze. Dlaczego? Ponieważ wymyślenie i generowanie dodatkowych kryteriów oceny „na siłę”, po to tylko, aby wykluczyć jak najszersze grono potencjalnych wykonawców, zwyczajnie nie ma sensu. W efekcie najprawdopodobniej mało kto zdecyduje się, aby złożyć nam ofertę. Ponadto Instytucja Pośrednicząca będzie miała większe pole do popisu przy weryfikacji naszego postępowania i może uznać, że wprowadzone kryteria oceny nie odnoszą się do przedmiotu zamówienia lub dotyczą właściwości wykonawcy. Więc zwyczajnie nie warto samemu dodatkowo utrudniać sobie tej i tak niełatwej procedury, jaką jest postępowanie w myśl zasady konkurencyjności. Jeśli jednak występuje potrzeba dodania do ceny dodatkowych kryteriów, róbmy to z głową i dobrze przemyślmy temat.

Zatem w jaki sposób zabezpieczyć się, aby oferty nie zostały złożone przez podmioty niemające doświadczenia w realizacji podobnych zamówień lub nieposiadające do tego odpowiednich kompetencji i zasobów? Istnieje możliwość dodania do zapytania ofertowego wymogu spełnienia tzw. kryteriów dostępu. W ich ramach możemy wymagać, aby oferenci dysponowali odpowiednim doświadczeniem, zasobami czy kadrą. Ale tu znów należy uważać, aby kryteria te nie były nadmiarowe i faktycznie były adekwatne do przedmiotu zamówienia. Przykładowo ogłaszając jedno zapytanie ofertowe na zakup 100 sztuk długopisów, nie możemy wymagać od potencjalnych wykonawców, aby wykazani się doświadczeniem w realizacji 20 takich zamówień i dodatkowo dysponowali wykwalifikowaną kadrą, która to zamówienie zrealizuje. Takie kryteria będą zupełnie nieadekwatne do tego, co chcemy zamówić w ramach naszego postępowania.

Jak więc przygotować kryteria oceny ofert i kryteria dostępu we właściwy sposób? Zawsze należy dobrze zastanowić się, czy wprowadzanie dodatkowych kryteriów poza ceną ma sens i co chcemy w ogóle osiągnąć poprzez ich wprowadzenie. Dodatkowo trzeba przeanalizować, czy kryteria oceny odnoszą się wyłącznie do przedmiotu zamówienia, a nie właściwości potencjalnego wykonawcy. Z kolei wprowadzając kryteria dostępu, przeanalizujmy, czy kryteria te są adekwatne do przedmiotu zamówienia, czy nie są nadmiarowe oraz czy wprowadzenie ich nie wykluczy wykonawców, którzy byliby w stanie nasze zamówienie zrealizować. Podchodźmy do wszystkiego z głową, rozsądkiem i bez nadmiernej przesady – to najlepsza rada.