Wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków - kiedy warto rozwiać wątpliwości mające istotny wpływ na sytuację projektową?

Anna Mroczkowska
Manager w Zespole zarządzania projektami CIVITTA Polska

O dotacjach wiemy wszystko – od wielu lat skutecznie doradzamy i wspieramy przedsiębiorstwa w pozyskiwaniu preferencyjnego finansowania ze środków publicznych. Podczas współpracy zawsze uczulamy naszych klientów, że otrzymanie pozytywnej oceny wniosku o dofinansowanie nie jest równoznaczne z końcem formalności. Tak naprawdę to dopiero połowa sukcesu, ponieważ faktyczne otrzymanie środków pieniężnych od instytucji udzielającej wsparcia jest oddalone w czasie i wiąże się ze spełnieniem szeregu wymogów w toku trwania przedsięwzięcia oraz po jego zakończeniu.

W procesie skutecznego korzystania z przyznanych grantów niezwykle ważna jest efektywna realizacja projektu oraz jego poprawne rozliczenie. Jednak bardzo często zdarza się tak, że Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (dalej: Wytyczne), na podstawie których rozliczamy otrzymaną dotację, nie przewidują wszystkich niespodziewanych zdarzeń mogących wydarzyć się w toku trwania przedsięwzięcia. Nierzadko dofinansowany projekt trwa latami, a w tym czasie mogą wystąpić niezależne od nas czynniki mające istotny wpływ na sytuację projektową. Co zrobić, kiedy w toku realizacji przedsięwzięcia czy wydatkowania środków z dotacji powstaną okoliczności budzące wątpliwości odnośnie zdefiniowania ich w konkretnych zapisach prawnych, które nas obowiązują? W takiej sytuacji warto skorzystać z wniosku o dokonanie indywidualnej interpretacji postanowień Wytycznych dla konkretnego stanu faktycznego.

PODSTAWA PRAWNA

Zgodnie z rozdziałem 4 punkt 13 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, każdy zainteresowany podmiot może zwrócić się na piśmie do instytucji ogłaszającej konkurs o wydanie indywidualnej interpretacji postanowień Wytycznych i zaistniałego stanu faktycznego.

IZ PO zapewnia, aby każdy zainteresowany podmiot mógł zwrócić się pisemnie z prośbą o dokonanie indywidualnej interpretacji postanowień Wytycznych dla konkretnego stanu faktycznego. W pierwszej kolejności pytania należy kierować do właściwej instytucji będącej stroną umowy lub instytucji, która ogłosiła konkurs / przyjmuje do dofinansowania projekty pozakonkursowe. W przypadku wątpliwości dotyczącej rozstrzygnięcia danej kwestii, przed udzieleniem odpowiedzi instytucja ta powinna zwrócić się odpowiednio do IP PO lub IZ PO, czyli do instytucji nadrzędnej. 

W sytuacji, gdy zainteresowany podmiot nie zgadza się z interpretacją wydaną przez IW PO lub IP PO, a instytucja ta odmówiła skierowania pytania do instytucji nadrzędnej, może on bezpośrednio zwrócić się odpowiednio do IP PO lub IZ PO. Instytucja nadrzędna powinna poinformować instytucję na niższym poziomie o wpływie zapytania i przekazać jej do wiadomości udzieloną odpowiedź.

PRZYKŁAD

W toku trwania projektu może pojawić się konieczność wprowadzenia istotnej zmiany do umowy z wykonawcą zamówienia realizowanego w ramach przedsięwzięcia, a okoliczności tej zmiany nie zostały wskazane przez zamawiającego w treści zapytania ofertowego jako takie, które uprawniają do sporządzenia aneksu do umowy z wykonawcą. W tym przypadku istotna zmiana mogłaby zostać wprowadzona na mocy jednej z przesłanek wskazanych w wytycznych.

Jeśli jednak:

• mamy problem z jednoznacznym stwierdzeniem, czy nasz przypadek spełnia warunki określone w poszczególnych przesłankach

i / lub

• chcemy mieć dodatkowe zabezpieczenie na wypadek kontroli i potencjalnego zakwestionowania naszej decyzji o wprowadzeniu zmiany w oparciu o przesłanki ujęte w Wytycznych,

możemy wystąpić do instytucji ogłaszającej nasz konkurs (np. NCBR czy PARP) o wydanie indywidualnej interpretacji przepisów w kontekście zaistniałego stanu faktycznego.

KWESTIE FORMALNE

Aby uzyskać indywidualną interpretację Wytycznych, należy wypełnić dostępny w Internecie wniosek. Najważniejsze jest prawidłowe i wyczerpujące opisanie zaistniałej sytuacji problemowej, trafne sformułowanie pytań związanych z interpretacją wątpliwych fragmentów Wytycznych oraz klarowne przedstawienie własnego stanowiska w problematycznej sytuacji. Instytucja może przychylić się do wniosków opisanych przez beneficjenta lub zaproponować własne wyjaśnienie. Wniosek należy przesłać za pośrednictwem systemu SL2014 w formie podpisanego skanu – można dołączyć do niego również niezbędne załączniki popierające stanowisko beneficjenta lub dogłębniej przedstawiające zaistniały problem. Odpowiedzi na złożony wniosek należy oczekiwać również poprzez system SL2014, przy czym warto monitorować postęp prac poprzez regularny kontakt z opiekunem projektu.

REKOMENDACJE

Prawidłowe rozliczanie środków unijnych wymaga doskonałej znajomości wielu zasad i procedur. Niezwykle łatwo jest popełnić błąd, który może skutkować utratą części dofinansowania lub koniecznością zwrócenia pozyskanej dotacji. Dlatego w przypadku wszelkich wątpliwości związanych z realizacją procesu i zdefiniowaniem sytuacji projektowej w ramach obowiązujących przepisów, zachęcamy do korzystania z procedury wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej Wytycznych i oferujemy pełne wsparcie naszych ekspertów, którzy mają bogate doświadczenie w tym zakresie. Stanowisko instytucji organizującej konkurs z pewnością pomoże rozwiać wątpliwości i może stanowić zabezpieczenie na wypadek kontroli i potencjalnego zakwestionowania podjętych działań.