mobile-banner-bg-left mobile-banner-bg-right
mobile-v-left mobile-v-right

Wniosek o płatność – niezbędnik beneficjenta realizującego projekt współfinansowany ze środków unijnych

Agnieszka Majer, Senior Consultant
Izabela Piechowska, Consultant
Zespół zarządzania projektami CIVITTA Polska

Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie projektu, jednym z najważniejszych obowiązków beneficjenta w trakcie realizacji projektu jest regularne składanie wniosków o płatność. Wniosek o płatność jest dokumentem stanowiącym sprawozdanie rzeczowe i finansowe postępu realizowanych prac w danym okresie sprawozdawczym. Stanowi też podstawę do wypłaty zaliczki lub refundacji poniesionych wydatków.

W jakiej formie oraz jak często należy składać wniosek o płatność?

Wniosek o płatność sporządza się w wersji elektronicznej poprzez specjalny moduł dostępny w systemie informatycznym SL2014. Użytkownicy systemu mają swoje indywidualne konta, zakładane na wniosek beneficjenta na podstawie specjalnych formularzy składanych do instytucji. Przed przystąpieniem do pracy w systemie SL2014 warto zapoznać się z podręcznikiem użytkownika systemu.

Częstotliwość składania wniosków o płatność każdorazowo określona jest w umowie o dofinansowanie projektu i zależy od założeń działania i/lub poddziałania, w ramach którego dany projekt uzyskał dofinansowanie. Co do zasady jednak wnioski o płatność powinny być składane nie rzadziej niż raz na trzy miesiące. Co ważne, jeśli w danym okresie rozliczeniowym beneficjent nie poniósł żadnych kosztów, nie zwalania go to z obowiązku przedstawienia instytucji tzw. wniosku sprawozdawczego, w którym przedstawiony jest postęp prac w ramach poszczególnych etapów projektu.

Jakie są rodzaje wniosków o płatność?

Na realizację projektu beneficjent otrzymuje środki finansowe:

  1. w formie zaliczki – określoną pulę środków finansowych beneficjent otrzymuje przelewem na konto przed poniesieniem wydatków;
  2. w formie refundacji – środki finansowe beneficjent otrzymuje przelewem na konto w formie zwrotu poniesionych środków, przedstawionych do rozliczenia w ramach złożonego wniosku o płatność.

Dlatego też warto przyjrzeć się, jakie są możliwe rodzaje wniosków o płatność:

  • wniosek sprawozdawczy – wniosek zawierający informację o postępie rzeczowym projektu, składany najczęściej w przypadku braku przedstawienia do rozliczenia wydatków poniesionych w danym okresie sprawozdawczym;
  • wniosek o refundację – wniosek składany, gdy beneficjent poniósł koszty i wnioskuje o ich refundację;
  • wniosek o zaliczkę – składany, gdy beneficjent ubiega się o uzyskanie zaliczki na realizację zadań w ramach projektu;
  • wniosek rozliczający zaliczkę – składany, jeśli beneficjent chce rozliczyć wcześniej przyznaną zaliczkę;
  • wniosek o płatność końcową – składany na zakończenie realizacji projektu.

Warto podkreślić, że beneficjenci mogą łączyć różne rodzaje wniosków o płatność, m.in.:

  • ubiegać się o zaliczkę i refundację kosztów,
  • rozliczać zaliczkę i ubiegać się o kolejną zaliczkę,
  • rozliczać zaliczkę i ubiegać się o refundację kosztów,
  • rozliczać zaliczkę, wnioskować o jej kolejną transzę, a także ubiegać się o refundację kosztów,
  • ubiegać się o refundację kosztów, jak również składać wniosek o płatność końcową,
  • łączyć wszystkie rodzaje wniosków o płatność z wnioskiem sprawozdawczym, o ile inne rodzaje się wzajemnie nie wykluczają.

Nie jest możliwe jednoczesne ubieganie się o zaliczkę i składanie wniosku o płatność końcową projektu oraz utworzenie kolejnego wniosku, jeżeli złożono już wniosek o płatność końcową i został on zatwierdzony przez Instytucję Pośredniczącą.

Co powinien zawierać wniosek o płatność, aby otrzymać dofinansowanie?

Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie, warunkiem wypłaty dofinansowania jest złożenie przez beneficjenta prawidłowo wypełnionego i kompletnego wniosku o płatność oraz jego zatwierdzenie przez instytucję.

Jeśli beneficjent wnioskował o zaliczkę i ją otrzymał, ważne jest, aby rozliczyć ją w czasie określonym w umowie o dofinansowanie.

Poza wypełnieniem odpowiednich części modułu Wnioski o płatność w systemie SL2014 dotyczących rzeczowego i finansowego postępu prac, beneficjent zobowiązany jest dołączyć kompletną dokumentację, określoną w umowie o dofinansowanie, w formie oryginałów dokumentów podpisanych elektronicznie lub wykonanych skanów oryginałów dokumentów posiadanych w wersji papierowej.

Co jeśli wniosek zawiera braki lub błędy?

Jeśli złożony przez beneficjenta wniosek o płatność zawiera błędy, zostanie on wezwany do wprowadzenia korekt w formularzu wniosku, złożenia stosownych uzupełnień dokumentów lub wyjaśnień. Beneficjent powinien odpowiedzieć na wezwanie instytucji, które zostało przesłane poprzez moduł Korespondencja sytemu SL2014 w terminie wskazanym przez osobę, która przesłała wezwanie w imieniu instytucji.

Weryfikacja wniosku o płatność to weryfikacja formalna (np. kompletność czy terminowość złożenia), merytoryczna (sprawdzana jest kwalifikowalność wydatków oraz zgodność z przepisami krajowymi i programowymi) oraz rachunkowa (sprawdzana jest poprawność rachunkowa przedstawionych do rozliczenia wydatków).

W jakim terminie jest zatwierdzany wniosek o płatność?

Instytucja Pośrednicząca zatwierdza wniosek o płatność w terminie określonym w umowie o dofinansowanie, licząc od dnia przekazania poprawnie wypełnionego wniosku o płatność zawierającego kompletną dokumentację potwierdzającą poniesienie wydatków. Jeśli wniosek musiał być poprawiany lub uzupełniany, termin zatwierdzenia przez instytucję wniosku o płatność biegnie od dnia dostarczenia przez beneficjenta poprawnego/kompletnego wniosku o płatność.

Czemu służy mechanizm okresowego składania wniosków o płatność?

Mechanizm okresowego składania wniosków o płatność służy przede wszystkim bieżącej weryfikacji przez instytucję poprawności kwalifikowalności wydatków, czyli stwierdzeniu, że zostały one poniesione zgodnie z założeniami umowy o dofinansowanie, przepisami obowiązującego prawa czy zasadami wdrażania projektów realizowanych z danego programu operacyjnego. Ponadto pozwala na bieżąco monitorować postęp prac w ramach danego etapu projektu.

Należy pamiętać, że na każdym etapie oceny czy weryfikacji wydatków przedstawionych we wniosku o płatność, instytucja udzielająca wsparcia może wezwać do wyjaśnień ewentualnych wątpliwości lub podjąć decyzję o przeprowadzeniu kontroli w wyznaczonym terminie. Warto zatem od początku realizacji projektu zadbać o jakość i kompletność prowadzonej dokumentacji projektowej oraz przechowywanie jej w należytym porządku.

UDOSTĘPNIJ ARTYKUŁ