Udogodnienia dla beneficjentów realizujących projekty w ramach POIR i kontrowersje z nimi związane – komentarz eksperta

Agnieszka Majer
Starszy Konsultant
Zespół zarządzania projektami CIVITTA Polska

W ostatnim czasie – w związku ze zbliżającym się nieuchronnie końcem Perspektywy Finansowej 2014-2020 – Narodowe Centrum Badań i Rozwoju zapowiedziało wprowadzenie pakietu zmian dla beneficjentów realizujących projekty w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój. Zgodnie z zapowiedziami NCBR, wprowadzane zmiany mają przyczynić się do usprawnienia procesu zamykania projektów oraz rozpoczęcia okresu trwałości. Aby zmiany mogły zostać wprowadzone, niezbędne będzie zawarcie aneksów do umowy o dofinansowanie. NCBR planuje przeprowadzenie procedury aneksowania umów z beneficjentami na początku IV kwartału 2022 r. Wzór aneksu do umowy o dofinansowanie, treści wprowadzanych oświadczeń jak również szczegółowe terminy rozpoczęcia obowiązywania planowanych zmian nie są jeszcze znane.

ZMIANY PLANOWANE DO WPROWADZENIA:

• Rezygnacja ze składania cyklicznych raportów (raporty okresowe / raporty z etapów / raporty śródokresowe) – nadzór nad merytoryczną realizacją projektów będzie prowadzony w oparciu o dane przedstawiane we wnioskach o płatność.
   
• Rezygnacja z przedkładania informacji końcowej, która zostanie zastąpiona oświadczeniem beneficjenta o stanie wykonania projektu – w przypadku oświadczenia przez beneficjenta o trudnościach w realizacji projektu / niezrealizowaniu projektu / częściowym zrealizowaniu projektu, beneficjent będzie  zobowiązany do złożenia wraz z końcowym wnioskiem o płatność informacji końcowej.
   
• Wprowadzenie modyfikacji zapisów w zakresie procedowania zmian w projekcie:
  • Poinformowania Instytucji Pośredniczącej będą wymagać przesunięcia środków pomiędzy kategoriami wydatków wynikające ze zmian w projekcie w limicie do 20% względem wartości z pierwotnej umowy.
     
  • Zgody (a nie jak uprzednio aneksowania) Instytucji Pośredniczącej będą wymagać:
    • zmiany zakresu rzeczowego projektu, zakresu etapu/ów, metodyki badawczej, w tym wprowadzanie dodatkowych etapów i prac, pod warunkiem, że nie będą wpływały na zmianę budżetu.
    • zmiany nazw kamieni milowych i ich parametrów technicznych, a także opisu wpływu ich nieosiągnięcia na kontynuację projektu, pod warunkiem, że nie będą wpływały na zmianę budżetu.
    • rezygnacja z realizacji kamienia milowego lub rezygnacja z części prac, pod warunkiem, że nie będą wpływały na zmianę budżetu.
    • zmiana przedmiotu nowości rezultatów projektu, zmiana nazw parametrów nowości, zmiana wartości i jednostek miar parametrów nowości, pod warunkiem, jeżeli nie było to przedmiotem oceny na etapie wnioskowania.
    • zmiany terminów etapów realizacji projektu wynikająca ze zmian merytorycznych np. zmiany zakresu prac (bez wydłużenia okresu realizacji projektu).
    • zmiany aparatury, o ile ta zmiana nie generuje nowej pozycji w budżecie.
    • zmiana elementu/ów linii pilotażowej (dodanie nowego elementu wpływa na pierwotne założenia projektu - jest to zmiana technologii), o ile ta zmiana nie generuje nowej pozycji w budżecie, pod warunkiem, jeżeli nie było to przedmiotem oceny na etapie wnioskowania.
    • zmiana wartości innych wskaźników niż wskaźników produktu i wskaźników rezultatu bezpośredniego, np. wskaźników w zależności od wybranego obszaru tematycznego / strategicznego obszaru badań i rozwoju (SOBIR) stosowanych w programach sektorowych, pod warunkiem, że nie wpływa na kryterium oceny.
    • zmiana w obrębie wskaźników zrównoważonego rozwoju.

NCBR w swoim komunikacie deklaruje, że celem wprowadzanych zmian jest ułatwienie beneficjentom realizacji projektów oraz usprawnienie procesu ich zamykania i przechodzenia w okres trwałości. O ile rezygnacja z wymogu podpisywania aneksów do umowy o dofinansowanie w przypadku wprowadzania zmian do zakresu projektu i zastąpienie ich zgodą Instytucji Pośredniczącej niewątpliwie takim usprawnieniem jest, o tyle ograniczenie sprawozdawczości merytorycznej budzi już wiele kontrowersji. Czy aby na pewno takie podejście ma służyć ułatwieniu beneficjentom realizacji projektów, czy raczej zdjęciu z NCBR odpowiedzialności za właściwe (tj. w oparciu o zapisy wniosku o dofinansowanie) zrealizowanie zakresu rzeczowego projektu oraz oceny zasadności prowadzonych prac badawczych?

W świetle wprowadzanych usprawnień NCBR postanowił zawierzyć beneficjentom na ich oświadczenie. Należy zauważyć, że funkcją raportów okresowych i informacji końcowej, co do zasady powinna być bieżąca weryfikacja postępu i zasadności realizowanych prac. Były to momenty, w których beneficjenci dokonywali gruntownego przeglądu wykonanych zadań oraz oceniali dalszą zasadność ich kontynuowania. Przypomnieć należy, że środki pochodzące z dotacji to środki publiczne, więc ocena zasadności ponoszenia dalszych nakładów finansowych na realizację projektu powinna być obligatoryjna. Obecnie wprowadzane rozwiązanie z pewnością nie pozwoli na bieżącą ocenę ryzyka i wychwycenie krytycznych sytuacji w projektach. A jeśli już o środkach publicznych mowa, należy również zaznaczyć, że podlegają one kontroli nie tylko przez NCBR, ale także inne instytucje kontrolne do tego uprawnione (jak np. IZ, NIK, UKS itp.). Beneficjenci w dalszym ciągu powinni prowadzić dokumentację z prowadzonych prac w postaci raportów, potwierdzającą osiąganie wskaźników, kamieni milowych i efektów projektu. Odejście od przekazywania raportów okresowych czy informacji końcowej wcale nie zwalnia beneficjentów z tego obowiązku, o czym NCBR już nie komunikuje.

Warto również podkreślić, że w projektach dofinansowanych z poziomu Komisji Europejskiej największą wagę przywiązuje się właśnie do sprawozdawczości merytorycznej, wykazywaniu osiągnięcia wskaźników projektu i kamieni milowych. Stąd podejście NCBR, bazujące na ocenie zasadności kontynowania prac na podstawie jedynie lakonicznych opisów we wnioskach o płatność i oświadczeniach beneficjentów, wydaje się być dość zaskakujące.