Sprawozdawczość w projektach inwestycyjnych – o czym musi pamiętać beneficjent po rozpoczęciu okresu trwałości?

Justyna Brodzik
Consultant
Zespół zarządzania projektami

Projekt inwestycyjny dofinansowany ze środków unijnych został zrealizowany, rozpoczął się okres trwałości i… co dalej? Wielu beneficjentów zadaje sobie pytania, na czym właściwie polega trwałość projektu unijnego i o czym należy w związku z tym pamiętać. Postanowiliśmy rozwiać wszelkie wątpliwości i zapraszamy po kolejną dawkę wiedzy – tym razem związanej ze sprawozdawczością.

Czym jest trwałość projektu unijnego?

Przypomnijmy – trwałość projektu oznacza utrzymanie inwestycji przez okres pięciu albo trzech lat (w przypadku MŚP) od daty wpływu płatności końcowej na rachunek beneficjenta. W wyznaczonym okresie beneficjent nie może dokonać istotnych zmian w projekcie ani zaprzestać działalności. Więcej o okresie trwałości w projektach inwestycyjnych pisaliśmy TUTAJ.

Sprawozdawczość w projektach inwestycyjnych

W okresie trwałości projektu na beneficjencie spoczywa obowiązek sporządzania oświadczeń. To na ich podstawie określane jest, czy została zachowana trwałość projektu. Wymogi dotyczące sporządzania oświadczeń z realizacji projektu każdorazowo określa umowa o dofinansowanie – zawiera ona w szczególności wymogi dotyczące częstotliwości oraz terminów.

Beneficjent zobowiązany jest do składania następujących dokumentów:

1. za pośrednictwem systemu LSI poprzez moduł Trwałość projektów PO IR – oświadczenia dotyczącego utrzymania przez beneficjenta trwałości projektu PO IR w terminie do 20 lutego danego roku kalendarzowego (pierwsze oświadczenie powinno być złożone w terminie do 20 lutego roku kalendarzowego następującego po roku, w którym zakończyła się realizacja projektu),
2. sprawozdania PNT-01 w Głównym Urzędzie Statystycznym (kopia musi być składana w każdym roku realizacji projektu oraz w okresie trwałości w terminie do 31 marca mailowo pod adresem: [email protected]).

Beneficjent jest zobowiązany do bieżącego monitorowania stanu technicznego dofinansowanej infrastruktury i środków trwałych, a także do poddawania jej bieżącej konserwacji oraz do przeprowadzania stosownych przeglądów, wymaganych odrębnymi właściwymi przepisami prawa (prawo budowalne, BHP, przepisy przeciwpożarowe, techniczne - w tym stosowne decyzje UDT, sanitarne, konserwatorskie itd.) oraz umowami z wykonawcami (zapisy w zakresie przeglądów gwarancyjnych). Jednak do sprawozdania nie należy załączać protokołów z przeglądów i ewentualnych protokołów z odbioru prac naprawczych – protokoły te powinny być przechowywane w miejscu, w którym archiwizowana jest dokumentacja projektowa. Mogą one podlegać weryfikacji w przypadku wytypowania danego projektu do kontroli trwałości na miejscu.

Co może mieć wpływ na nieutrzymanie trwałości projektu unijnego?

Niezależnie od powyższego obowiązku sprawozdawczego, beneficjent jest zobowiązany do niezwłocznego informowania instytucji o wszelkich okolicznościach, które mogą mieć wpływ na nieutrzymanie trwałości projektu, np. o:

• każdej zmianie w przedsiębiorstwie czy instytucji mającej wpływ na osiągnięcie lub utrzymanie zadeklarowanych wskaźników rezultatu w projekcie;
• możliwości odzyskania podatku VAT, w przypadku, gdy był on wydatkiem kwalifikowalnym w projekcie;
• zmianach powodujących uzyskanie nieuzasadnionej korzyści;
• zmianie charakteru lub własności projektu albo zaprzestaniu działalności.

Zgodnie z zasadą zarządzania dzielonego określoną w art. 73 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 to przede wszystkim państwo członkowskie odpowiedzialne jest za zarządzanie programami i za ich właściwą kontrolę. Urzeczywistnieniem powyższej reguły są unormowania zawarte w polskiej ustawie wdrożeniowej z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014- 2020, zawarte w Rozdziale VII zatytułowanym „Kontrola i audyt” (art. 22-25).