Sprawozdawczość w projektach B+R

Justyna Brodzik
Consultant
Zespół zarządzania projektami

Jak już sygnalizowaliśmy w poprzednim artykule związanym z tematem, to na beneficjencie spoczywa obowiązek przedkładania dokumentów dotyczących okresu trwałości w projektach badawczo-rozwojowych i należy to robić w odpowiednich terminach oraz w odpowiedniej formie. O jakich dokumentach mowa? Zapraszam do lektury!

Obowiązki sprawozdawcze beneficjenta

Beneficjenci środków unijnych zobligowani są do składania wyszczególnionych poniżej dokumentów.

1. Oświadczenie o utrzymaniu trwałości projektu POIR

Oświadczenie składane jest za pośrednictwem systemu LSI2014 do dnia 20 lutego danego roku kalendarzowego. Beneficjent powinien składać oświadczenie przez cały okres trwałości. Pierwsze oświadczenie powinno zostać złożone do 20 lutego następującego po roku, w którym zakończyła się realizacja projektu.

2. Sprawozdanie PNT-01

Sprawozdanie PNT-01 składane jest w Głównym Urzędzie Statystycznym (kopia w formacie XML musi być składana w każdym roku realizacji projektu oraz w okresie trwałości w terminie do 31 marca mailowo pod adresem: [email protected]). W przypadku gdy beneficjent realizuje kilka projektów w NCBR, kopię sprawozdania należy wysłać jednorazowo. Obowiązek przekazywania do NCBR dokumentu wynika z zapisów umowy o dofinansowanie oraz realizowany jest na podstawie porozumienia NCBR i GUS. Zakres danych i informacji przekazywanych w sprawozdaniu obejmuje m.in. całość działalności badawczej i rozwojowej podmiotu (nie tylko pojedynczy projekt).

Dodatkowe dokumenty

Beneficjent poza wyżej wskazanymi, powtarzalnymi obowiązkami sprawozdawczymi (wymienione dokumenty powinno się składać raz w roku, przez cały okres trwałości) zobligowany jest do jednorazowego złożenia następujących dokumentów.

1. Sprawozdanie z wdrożenia

W projektach POIR, które zakończone są wdrożeniem wyników prac B+R, istnieje obowiązek złożenia sprawozdania z wdrożenia w terminie 30 dni od dnia zakończenia wdrożenia. Sposób wdrożenia wyników prac określa wniosek dofinansowanie. Należy pamiętać, że w przypadku zmiany sposobu wdrażania każdorazowo należy powiadomić instytucję pośredniczącą. Sprawozdanie to należy przesłać w wersji elektronicznej za pomocą systemu SL2014 z podpisem kwalifikowanym albo, w przypadku braku elektronicznego podpisu kwalifikowanego, za pomocą SL2014 w postaci skanu podpisanego dokumentu – wówczas oryginał podpisanego dokumentu należy przekazać pocztą tradycyjną.

2. Sprawozdanie z rozpowszechniania wyników badań przemysłowych i prac rozwojowych

Niezwłocznie po spełnieniu warunków określonych w umowie o dofinansowanie, ale nie później niż w okresie 3 lat od zakończenia realizacji projektu, należy przesłać wskazany dokument. Sprawozdanie należy również przesłać w wersji elektronicznej za pomocą systemu SL2014 z podpisem kwalifikowanym albo, w przypadku braku elektronicznego podpisu kwalifikowanego, za pomocą SL2014 w postaci skanu podpisanego dokumentu – wówczas oryginał podpisanego dokumentu przekazywany jest pocztą tradycyjną.

Należy zwrócić szczególną uwagę, że szerokie rozpowszechnianie wyników prac w formie zadeklarowanej we wniosku o dofinansowanie dotyczy jedynie działań podejmowanych w trakcie trwania okresu trwałości, a nie w trakcie realizacji projektu. Brak przedstawienia sprawozdania lub brak realizacji form rozpowszechnienia skutkuje obniżeniem intensywności wsparcia, tj. zwrotem części otrzymanego dofinansowania zgodnie z art. 207 ust. 1 ustawy o finansach publicznych wraz z należnymi odsetkami naliczanymi jak od zaległości podatkowych.

Warto również wspomnieć o prawie do premii za szerokie rozpowszechnianie wyników badań przemysłowych oraz prac rozwojowych (zwiększenie intensywności pomocy publicznej o 15 punktów procentowych), która przysługuje, jeżeli w okresie 3 lat od zakończenia realizacji projektu wyniki zostaną rozpowszechnione.

3. Informacja o efektach społecznych i gospodarczych wdrożenia

W terminie 4 lat od zakończenia realizacji projektu beneficjent musi przedstawić informację o efektach społecznych i gospodarczych wdrożenia. W przypadku wdrożenia w formie sprzedaży praw do wyników badań przemysłowych i prac rozwojowych lub udzielenia licencji na korzystanie z wyników badań i prac, beneficjent dołącza do informacji oświadczenie o wprowadzeniu wyników tych badań i prac do działalności gospodarczej nabywcy / licencjobiorcy.

Sposób przesłania wyżej wymienionych informacji jest analogiczny jak w przypadku pozostałych sprawozdań – istnieje możliwość przesłania wersji elektronicznej za pomocą SL2014 z podpisem kwalifikowanym albo w postaci skanu podpisanego dokumentu – wówczas analogicznie oryginał podpisanego dokumentu przekazywany jest pocztą tradycyjną.

Okres trwałości w projekcie unijnym

Niezależnie od opisanych wyżej obowiązków, beneficjent powinien w sposób stały monitorować projekt w okresie trwałości oraz niezwłocznie informować instytucję pośredniczącą o wszystkich okolicznościach, które mogą mieć wpływ na nieutrzymanie okresu trwałości, to jest o:

• każdej zmianie w przedsiębiorstwie czy instytucji mającej wpływ na osiągnięcie lub utrzymanie zadeklarowanych wskaźników rezultatu w projekcie,
• możliwości odzyskania podatku VAT, w przypadku gdy był on wydatkiem kwalifikowalnym w projekcie,
• zmianach powodujących uzyskanie nieuzasadnionej korzyści,
• zmianie charakteru lub własności projektu albo zaprzestaniu działalności.