Rzecznik Funduszy Europejskich - czy beneficjenci rzeczywiście mogą liczyć na jego wsparcie?

Kamila Dębkowska
Starszy Konsultant w Zespole zarządzania projektami CIVITTA Polska

Niewielu przedsiębiorców i beneficjentów pomocy publicznej jest świadomych funkcjonowania w Polsce urzędu Rzecznika Funduszy Europejskich. A to właśnie on ma za zadanie koordynować wszelkie problemy pomiędzy instytucjami dystrybuującymi środki a beneficjentami, które nierzadko zdarzają się zarówno w toku pozyskiwania dofinansowania, jak i całego procesu zarządzania i rozliczania projektu. Jak jest naprawdę i czy założenia mają odzwierciedlenie w rzeczywistości, a może to tylko górnolotne frazesy? Postaram się odpowiedzieć na to pytanie w poniższym artykule, w którym przytoczę przykład sprawy jednego z naszych klientów rozpatrywanej przez rzecznika.

KILKA SŁÓW O URZĘDZIE RZECZNIKA FUNDUSZY EUROPEJSKICH

Rzecznik Funduszy Europejskich jest instytucją, do której można zgłaszać się z kwestiami związanymi z krajowymi programami operacyjnymi: Infrastruktura i Środowisko, Wiedza Edukacja Rozwój, Inteligentny Rozwój, Polska Wschodnia, Polska Cyfrowa oraz Pomoc Techniczna. Oprócz krajowego rzecznika w Polsce działają również rzecznicy regionalni, powołani przez Instytucje Zarządzające każdego regionalnego programu operacyjnego czy Narodowe Centrum Badań i Rozwoju (NCBR).

Rzecznik zajmuje się:

• przyjmowaniem i analizowaniem zgłoszeń dotyczących utrudnień i propozycji usprawnień w realizacji programu operacyjnego oraz udzielaniem wyjaśnień w zakresie tych zgłoszeń,
• dokonywaniem przeglądów procedur stosowanych w danym programie operacyjnym,
• formułowaniem propozycji usprawnień dla instytucji.

Do Rzecznika Funduszy Europejskich można zgłosić się również o wsparcie w przypadku m.in.:

• przewlekłości i nieterminowości postępowań i procedur (długie rozpatrywanie wniosków o płatność czy wniosków o zmianę / brak odpowiedzi ze strony instytucji),
• niewłaściwej organizacji procedur, takich jak nabór wniosków, ocena wniosków o dofinansowanie, ocena wniosków o płatność, kontrola itp.,
• skargi na niejasność lub brak stosownych informacji,
• skargi na nadmierne lub nieuzasadnione wymagania,
• zastrzeżeń odnośnie poziomu obsługi,
• wniosków obejmujących postulaty zmian i ulepszeń w realizacji programów operacyjnych,
• innego rodzaju zgłoszeń dotyczących identyfikowanych przez zgłaszających utrudnień.

NASZE DOŚWIADCZENIA

Jeden z naszych klientów borykał się z problemem opieszałości NCBR w zakresie rozpatrywania wniosku o płatność końcową. Przez prawie 11 miesięcy po złożeniu wniosku o płatność końcową wraz z informacją końcową projektu spółka oczekiwała na zatwierdzenie wniosku. Z punktu widzenia klienta czas ten był nieadekwatnie długi, dlatego niejednokrotnie próbowaliśmy uzyskać informację o wiążącym terminie zatwierdzenia wniosku – niestety bezskutecznie. Po wyczerpaniu możliwych prób wpłynięcia we własnym zakresie na NCBR, postanowiliśmy zaangażować krajowego Rzecznika Funduszy Europejskich z prośbą o pomoc. Jego interwencja była niezwłoczna i – co najważniejsze – niezwykle skuteczna. Zaangażowanie rzecznika doprowadziło do natychmiastowego podjęcia działań przez instytucję udzielającą wsparcia i zamknięcia projektu w okresie niespełna 3 tygodni od dokonania zgłoszenia i przekazania niezbędnych materiałów oraz informacji do rzecznika. Co ważne, dzięki wsparciu rzecznika komunikacja ze strony NCBR była efektywna i pozwoliła na szybką i klarowną wymianę informacji pomiędzy instytucją a beneficjentem.

REKOMENDACJE

Niejednokrotnie wątpimy w sprawczość instytucji jednoosobowych, mających na celu ochronę naszych dóbr i interesów. Jednak jak wynika z naszych doświadczeń – zupełnie niesłusznie. Rzecznik Funduszy Europejskich, w mojej opinii urząd, z funkcjonowania którego wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy, pomógł obsługiwanej przez nas spółce w trybie natychmiastowym. W ciągu 2,5 tygodnia dzięki rzecznikowi udało nam się osiągnąć cel, z którym borykaliśmy się przez prawie rok. Dlatego też zachęcamy do sięgania po nieoczywiste rozwiązania w sporach z instytucjami będącymi stroną umowy o dofinansowanie i oferujemy nasze wsparcie we współpracy z rzecznikiem, kompletowaniu dokumentów oraz pośrednictwie pomiędzy rzecznikiem a daną instytucją.