Justyna Brodzik, Consultant
Izabela Piechowska, Consultant
Zespół zarządzania projektami CIVITTA Polska
Po zakończeniu realizacji projektu współfinansowanego ze środków unijnych beneficjenci powinni pamiętać nie tylko o obowiązkach sprawozdawczych, ale również o prawidłowej archiwizacji dokumentacji. Co to oznacza w praktyce? Jak prawidłowo przechowywać dokumentację projektową w okresie trwałości projektu unijnego? Dziś zapraszamy do lektury artykułu, w którym przybliżymy kilka istotnych zasad, których beneficjent powinien przestrzegać po rozliczeniu dotacji i rozpoczęciu okresu trwałości.
Beneficjenci środków unijnych są zobowiązani do przechowywania w miejscu realizacji projektu w sposób gwarantujący należyte bezpieczeństwo informacji oraz wszelkich danych związanych z realizacją projektu przez okres 10 lat od dnia przyznania ostatniej pomocy w ramach programu pomocowego.
Należy podkreślić, że dla prawidłowej archiwizacji istotne jest miejsce przechowywania dokumentacji. Co do zasady dokumenty powinny być przechowywane w siedzibie beneficjenta lub w miejscu realizacji projektu (to znaczy w miejscu wskazanym we wniosku o płatność końcową). Trzeba jednak pamiętać, że istnieje również możliwość przekazania przedmiotowej dokumentacji specjalistycznym instytucjom czy przedsiębiorstwom zajmującym się archiwizacją dokumentów, pod warunkiem zapewnienia dostępności do tej dokumentacji w czasie kontroli. Każdorazowo zmiany miejsca przechowywania dokumentów powinny być zgłaszane Instytucji Zarządzającej.
Właściwa archiwizacja dotyczy w szczególności dokumentacji:
Katalog dokumentów może oczywiście zostać poszerzony. Jeżeli zastanawiacie się Państwo, czy właściwie przechowujecie dokumentację projektową związaną z projektem B+R lub inwestycyjnym, zachęcamy do skorzystania z naszych usług w celu przeprowadzenia audytu wewnętrznego, podczas którego nasi eksperci zweryfikują poprawność merytoryczną i kompletność dokumentacji.
Dokumenty dotyczące projektów unijnych powinny być przechowywane w formie oryginałów albo ich uwierzytelnionych odpisów lub na powszechnie uznanych nośnikach danych, w tym jako elektroniczne wersje dokumentów oryginalnych lub dokumenty istniejące wyłącznie w wersji elektronicznej, właściwie zabezpieczone przed zniszczeniem czy uszkodzeniem. Niedopuszczalne jest działanie polegające na skanowaniu dokumentacji projektowej w celu dalszego przechowywania jej w formie elektronicznej z jednoczesnym niszczeniem oryginałów dokumentacji istniejącej w formie papierowej.
Właściwe zabezpieczenie dokumentów polega na możliwości udostępnienia ich w postaci papierowej i elektronicznej w każdym wskazanym terminie oraz na zabezpieczeniu ich przed zniszczeniem, np. dokumentów w wersji papierowej przed wilgocią.
W związku z długim obligatoryjnym terminem archiwizacji dokumentów rekomendowane jest skorzystanie z usług profesjonalistów w celu należytego zabezpieczenia dokumentacji. Należy jednak pamiętać, że w przypadku skorzystania z usług zewnętrznych firm obowiązek archiwizacji i zabezpieczenia dokumentów w dalszym ciągu ponosi całkowicie beneficjent.
W przypadku ustania działalności beneficjenta przed upływem terminu, do którego jest zobowiązany przechowywać dokumentację projektową, beneficjent zobowiązany jest do przekazania kompletnej dokumentacji projektowej do archiwum państwowego oraz do poinformowania o tym fakcie Instytucji Zarządzającej. W przypadku innych zdarzeń (np. reorganizacji) wpływających na miejsce i zasady przechowywania dokumentacji projektowej w wymaganym okresie (w szczególności, gdy nastąpiła zmiana miejsca archiwizacji dokumentów), beneficjent jest zobowiązany do poinformowania właściwej instytucji o zaistniałym fakcie.
Pozyskanie dofinansowania i prawidłowe rozliczenie dotacji to nie wszystko w procesie realizacji projektów B+R i inwestycyjnych. Trzeba również pamiętać, że prawidłowość archiwizacji oraz kompletność dokumentów to istotny obowiązek spoczywający na beneficjencie, który może zostać weryfikowany podczas kontroli w okresie trwałości.
Dobrą praktyką jest wprowadzenie przez beneficjenta pisemnych zasad przechowywania i udostępniania archiwizacji (wydanie w tej sprawie zarządzenia, uchwały, zalecenia, zmiany obowiązującej instrukcji kancelaryjnej, oznakowanie dokumentacji projektowej), które niewątpliwie przyczynią się do prawidłowej archiwizacji.
Więcej informacji o kontrolach w okresie trwałości, o tym, czego dotyczą i jak się do nich przygotować, przybliżymy w kolejnych artykułach. A tymczasem zapraszamy do zapoznania się z istotnymi informacjami na temat okresu trwałości w projektach współfinansowanych ze środków unijnych, które znajdują się na naszej stronie internetowej.
Czym jest okres trwałości w projektach inwestycyjnych?
Sprawozdawczość w projektach inwestycyjnych – o czym musi pamiętać beneficjent po rozpoczęciu okresu trwałości?
O czym należy pamiętać w związku z okresem trwałości w projektach B+R?
Sprawozdawczość w projektach B+R
