Agnieszka Majer
Starszy Konsultant
Zespół zarządzania projektami CIVITTA Polska
Na przestrzeni ostatnich lat dofinansowanie uzyskiwane na prace badawczo-rozwojowe (B+R) ze środków Unii Europejskiej (m.in. z Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój) było motorem napędowym zarówno dla start-upów, MŚP, jak i dużych spółek z całego wachlarza branż – od przemysłowych, przez informatyczne, na nowoczesnych technologiach kończąc. Jednak w świetle wydarzeń związanych z pandemią COVID-19, wojną w Ukrainie oraz szalejącą inflacją, projekty dofinansowane ze środków UE zamiast napędzać przedsiębiorców do rozwoju, dla wielu beneficjentów stały się jedynie kulą u nogi i zobowiązaniem, z którym nie wiadomo, co dalej zrobić. Obecna sytuacja społeczno-gospodarcza zaczyna mieć negatywny wpływ na prowadzenie innowacyjnych działań i realizację podpisanych umów o dofinansowanie zgodnie z założeniami wniosku.
Projekty, które uzyskały dofinasowanie przed 2020 rokiem, były konstruowane w oparciu o zupełnie inne realia rynkowe niż te, które mamy obecnie. Drastyczny wzrost cen, problemy z dostępnością surowców oraz całkowita niedostępność wielu komponentów elektronicznych, a dodatkowo ogromna fluktuacja kadry i coraz większe problemy z zatrudnieniem kompetentnego personelu sprawiają, że kontynuowanie realizacji projektu w jego zakładanym kształcie zaczyna negatywie wpływać na model biznesowy wielu spółek. Coraz częściej stają one przed dylematem, czy kontynuować dofinansowane projekty i ponosić przy tym często wielokrotnie wyższe nakłady finansowe niż zakładano, czy też rozwiązać umowę o dofinansowanie.
Zgodnie z umową z Narodowym Centrum Badań i Rozwoju (NCBR) zawieraną na realizację projektów w ramach POIR, beneficjenci zobowiązani są do realizacji założeń projektowych ujętych we wniosku o dofinansowanie z zachowaniem należytej staranności oraz na określonych zasadach. Projekt powinien być realizowany zgodnie z harmonogramem prac, a beneficjent powinien osiągnąć założone cele, wskaźniki i kamienie milowe. Co więcej, zobowiązuje się on do wdrożenia wyników prac poprzez wdrożenie ich we własnej działalności, sprzedaż licencji lub sprzedaż wyników, które musi wdrożyć podmiot kupujący. Wdrożenie powinno zostać przeprowadzone w oparciu o kalkulację finansową jego opłacalności.
Powyższe wymogi mogą okazać się trudne do spełnienia przy zderzeniu z obecną sytuacją rynkową. Zapisy umów i wytycznych nakładają na beneficjentów wiele obowiązków. Z uwagi na fakt, że dofinansowanie pochodzi ze środków publicznych, jednym z nich jest obowiązek zaprzestania prac nawet w trakcie realizacji projektu, gdy okaże się, że dalsze badania i prace nie doprowadzą do osiągnięcia zakładanych rezultatów lub gdy po zakończeniu realizacji projektu wdrożenie okaże się bezzasadne z ekonomicznego punktu widzenia. Dlatego też na każdym etapie realizacji projektu beneficjenci powinni prowadzić rzetelny przegląd prac i dokonywać analizy ryzyka. Należy pamiętać, by nie kontynuować realizacji projektu za wszelką cenę, gdy wiadomo, że jego cel badawczy i biznesowy nie zostanie spełniony.
Zapisy umowy przewidują również jej rozwiązanie w sytuacji wystąpienia siły wyższej. Jest ona definiowana jako zdarzenie bądź połączenie zdarzeń niezależnych od stron, które uniemożliwiają wykonywanie zobowiązań wynikających z umowy, których strony nie mogły przewidzieć oraz którym nie mogły zapobiec, a także ich przezwyciężyć przez działanie z należytą starannością. Należy pamiętać, że okoliczności siły wyższej są zawsze badane indywidualnie, a obowiązek udowodnienia jej wystąpienia spoczywa zawsze na beneficjencie. Przy badaniu przyczyn przedwczesnego zakończenia projektu mogą być również brane pod uwagę inne okoliczności nienoszące znamion zdarzeń nadzwyczajnych, a związane po prostu ze zmieniającymi się uwarunkowaniami rynkowymi, technologicznymi lub naukowymi.
Co w przypadku podjęcia przez spółkę decyzji o rozwiązaniu umowy o dofinansowanie? Należy pamiętać, że nie każde wcześniejsze zakończenie realizacji projektu lub niepowodzenie w prowadzeniu prac B+R wiąże się z koniecznością zwrotu dofinansowania. Gdy ze względu na okoliczności zewnętrzne okaże się, że kontynuowanie prac B+R jest bezcelowe, beneficjent może odstąpić od kontynuowania projektu w jego trakcie i dokonać rozliczenia proporcjonalnie do zakresu zrealizowanych prac. Oznacza to, że nie trzeba zwracać środków, które już zostały wykorzystane i rozliczone. Trzeba jednak zaznaczyć, że takie rozwiązanie jest możliwe wyłącznie w przypadku wystąpienia okoliczności zewnętrznych, niezależnych od beneficjenta, każdorazowo przy zachowaniu przez niego należytej staranności w realizacji prac i postępowaniu zgodnie z zapisami umowy. Beneficjent na każdym etapie realizacji projektu zobowiązany jest do niezwłocznego informowania NCBR o wystąpieniu jakchkolwiek okoliczności mogących mieć wpływ na realizację projektu. Wszelkie działania podejmowane przez beneficjentów stanowiące odstępstwo od zapisów wniosku i umowy o dofinansowanie, dokonywane bez wiedzy i zgody NCBR, są działaniami na własne ryzyko beneficjenta i w konsekwencji mogą doprowadzić do rozwiązania umowy i wiązać się z koniecznością zwrotu całości dofinansowania wraz z należnymi odsetkami.
