Anna Mroczkowska
Senior Manager
Zespół zarządzania projektami CIVITTA Polska
Dotacje unijne mają ogromny wpływ na rozwój przedsiębiorstw i poprawę ich konkurencyjności zarówno na rynku krajowym, jak i zagranicznym. Bez środków z dofinansowania wiele firm nie zdecydowałoby się na realizację projektów czy inwestycji, które w późniejszym czasie często okazują się kluczowe dla ich dalszej działalności. Jednak samo otrzymanie pozytywnej oceny wniosku o dofinansowanie to dopiero początek drogi, a realizując projekt współfinansowany ze środków unijnych i rozliczając otrzymane dofinansowanie, beneficjenci muszą pamiętać o wypełnieniu szeregu obligatoryjnych czynności oraz zasadach, których muszą bezwzględnie przestrzegać.
Przed nami nowe rozdanie i nowa perspektywa finansowa, która otwiera dla przedsiębiorców szansę na pozyskanie dofinansowania na innowacyjne projekty i inwestycje. O czym należy pamiętać już na etapie przygotowywania wniosku na przykład w ramach niezwykle popularnego konkursu Ścieżka SMART? Dziś na tapet bierzemy przetargi – bardzo istotną kwestię w toku realizacji projektu unijnego, która często przyprawia beneficjentom wiele trudności, w przyszłości mogących skutkować nieprawidłowościami i karami pieniężnymi.
Przede wszystkim należy podkreślić, że beneficjenci zobowiązani są do przestrzegania nie tylko zapisów umów o dofinansowanie, ale także przepisów prawa krajowego oraz unijnego. Zgodnie z powyższym wnioskodawca ma obowiązek udzielenia zamówienia w ramach projektu zgodnie z zasadami określonymi w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, w szczególności w zakresie sposobu upublicznienia zapytania ofertowego i wyniku postępowania o udzielenie zamówienia, określenia warunków udziału w postępowaniu, sposobu opisu przedmiotu zamówienia, wskazania kryteriów oceny ofert oraz terminu ich składania.
Ścieżka wyboru wykonawcy zamówienia, zgodnie z Wytycznymi, zobowiązuje wnioskodawcę do wykonania poniżej wskazanych czynności.
Ustalenie wartości zamówienia jest czynnością przygotowawczą, która poprzedza wszczęcie postępowania ofertowego, a jego podstawą jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług. W celu jego przeprowadzenia należy spojrzeć na budżet projektu holistycznie, nie zaś na każdą z jego pozycji z osobna. Aby ustalić, czy mamy do czynienia z jednym zamówieniem, czy też z odrębnymi zamówieniami, konieczna jest analiza, czy dane zamówienia spełniają łącznie wskazane niżej przesłanki.
a.) tożsamość przedmiotowa i funkcjonalna zamówienia
Analiza w tym zakresie dotyczy wyodrębnienia zamówień przedmiotowo do siebie zbliżonych, czyli tego samego rodzaju i o tym samym lub podobnym przeznaczeniu. Kryterium to powinno prowadzić do wyodrębnienia nie tylko zbliżonych przedmiotowo zamówień, ale także zamówień, które mimo braku przedmiotowego podobieństwa tworzą funkcjonalną całość.
b.) tożsamość czasowa zamówienia
W tym zakresie analizujemy przewidywalność udzielenia zamówienia w momencie szacowania, czyli możliwość udzielenia i realizacji zamówienia w tym samym czasie. Określenie „w tym samym czasie” nie odnosi się do okresu roku, ale do znanej zamawiającemu perspektywy czasowej, w której będzie realizowane zamówienie. W przypadku projektów unijnych, które z zasady mają już określony harmonogram realizacji oraz zdefiniowany budżet, przesłanka ta będzie zawsze spełniona.
c.) tożsamość podmiotowa
Kryterium to związane jest z możliwością wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę. Należy zaznaczyć, że nie chodzi o analizę możliwości wykonania zamówienia przez konkretnego, indywidualnie zdefiniowanego, jednego wykonawcę, lecz o wykonawców, którzy są branżowo lub rodzajowo zdolni do wykonania zamówienia podlegającego weryfikacji. Dla stwierdzenia tożsamości podmiotowej wykonawcy wystarczające jest ustalenie, że funkcjonują na rynku wykonawcy, którzy są zdolni do wykonania wszystkich zamówień podlegających weryfikacji.
Z odrębnymi zamówieniami będziemy mieli do czynienia w sytuacji, gdy przedmiot zamówienia ma inne przeznaczenie lub nie jest możliwym jego nabycie u tożsamych wykonawców (jako tendencja rynkowa). W przeciwnym wypadku, tzn. gdy udzielane zamówienia mają to samo przeznaczenie oraz dodatkowo istnieje możliwość ich uzyskania u jednego wykonawcy, należy uznać, że mamy do czynienia z jednym zamówieniem.
Poniżej przedstawiamy kilka bardzo ważnych zasad.
Prawidłowe ustalenie wartości zamówienia ma istotne skutki dla całego przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia i wyznacza ramy dla zamawiającego, które pozwolą mu zweryfikować poprawność sporządzenia specyfikacji technicznej przedmiotu zamówienia czy ocenić racjonalność zebranych ofert. Jednak przede wszystkim właściwe ustalenie wartości zamówienia w projekcie unijnym ma wpływ na wybór odpowiedniego trybu postępowania. Dzięki temu można określić, czy procedura objęta jest reżimem zasady konkurencyjności oraz czy przekracza ona tzw. progi unijne. Ma to znaczenie dla właściwej publikacji ogłoszeń o zamówieniu, ustalenia odpowiednich terminów na składanie ofert oraz wymogów, jakie powinni spełnić wykonawcy ubiegający się o udzielenie danego zamówienia.
Tu nastąpiła znaczna zmiana względem poprzedniej perspektywy finansowej. W przypadku zamówień o wartości zamówienia do 50 tys. PLN netto włącznie wnioskodawca nie jest zobowiązany do stosowania zasad wynikających z Wytycznych, tak więc zrezygnowano z tzw. procedury rozeznania rynku. Niemniej jednak w przypadku tego typu zamówień w dalszym ciągu należy mieć na uwadze ogólne zasady uznania wydatków za kwalifikowalne. Chodzi tutaj o warunek, że każdy wydatek powinien zostać dokonany w sposób przejrzysty, racjonalny, efektywny i z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Więcej o tzw. zamówieniach z wolnej ręki pisaliśmy TUTAJ.
Z kolei w przypadku zamówień o wartości przekraczającej 50 tys. PLN netto wnioskodawca musi przeprowadzić postępowanie ofertowe zgodnie z zasadą konkurencyjności. Zasada ta nakłada na niego szereg obowiązków związanych m.in. z terminem przeprowadzenia przetargu, jego upublicznieniem czy też kontaktem z wykonawcami. Na czym dokładnie polega zasada konkurencyjności i jakie obowiązki mają wnioskodawcy w świetle Wytycznych dla nowej perspektywy finansowej na lata 2021-2027? To zagadnienie przybliżymy już wkrótce – zapraszamy do śledzenia naszej strony internetowej.
Zamówienia publiczne w projektach unijnych często budzą obawy beneficjentów, ponieważ ewentualne nieprawidłowości mogą prowadzić, i nierzadko prowadzą, do poważnych konsekwencji finansowych. Dlatego proces zarządzania projektem współfinansowanym ze środków wspólnotowych i rozliczanie otrzymanej dotacji warto powierzyć specjalistom, którzy mają niezbędne kompetencje i doświadczenie. Zachęcamy do kontaktu z naszymi ekspertami.
