mobile-banner-bg-left mobile-banner-bg-right
mobile-v-left mobile-v-right

O czym należy pamiętać przy zamówieniach z wolnej ręki?

Agnieszka Majer
Justyna Brodzik
Zespół zarządzania projektami CIVITTA Polska

Realizując projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej, beneficjenci są zobowiązani do zawierania umów z wykonawcami dostaw, usług i robót budowlanych wybranymi zgodnie z zasadami obowiązującymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. Tym samym, jeśli przekroczony zostaje próg wartości zamówienia w wysokości 50 tys. PLN netto, należy zastosować zasadę konkurencyjności. Zdarzają się jednak sytuacje, w których w odpowiedzi na zapytanie ofertowe nie zostaje złożona żadna oferta. Co należy zrobić w takiej sytuacji? Dziś zapraszamy do lektury krótkiego przewodnika, w jaki sposób należy wyłonić wykonawcę z zastosowaniem wyłączenia Wytycznych, zwanego procedurą z wolnej ręki.

Na czym polegają zamówienia z wolnej ręki?

Zamówienia z wolnej ręki to szczególny tryb udzielania zamówienia, w którym została wyłączona konkurencyjność. Zamawiający zaprasza do złożenia oferty przez wybranego przez siebie wykonawcę, której warunki są w następnym kroku negocjowane. Co ważne, wykonawca ma prawo do przeprowadzenia negocjacji z tylko jednym wykonawcą (zgodnie z art. 213 ustawy PZP). Nie ma więc konieczności, jak w przypadku przeprowadzania rozeznania rynku, otrzymania większej liczby ofert. Pamiętajmy jednak, że procedurę tę możemy zastosować tylko w przypadku, gdy:

  1. nie wpłynęła żadna oferta,
  2. wpłynęły tylko oferty podlegające odrzuceniu,
  3. wszyscy wykonawcy zostali wykluczeni z postępowania lub nie spełnili warunków udziału w postępowaniu.

Należy zwrócić szczególną uwagę na fakt, że wyłonienie wykonawcy z pominięciem zasady konkurencyjności jest możliwe tylko i wyłącznie, gdy pierwotne warunki zamówienia nie zostały zmienione. W praktyce oznacza to, że w przypadku chęci zmiany (nawet w najmniejszym stopniu) zakresu przedmiotu zamówienia, terminu realizacji zamówienia, wymagań stawianych względem wykonawczy czy też zmiany zapisów umowy, która była załącznikiem do bazowego zapytania ofertowego, wymaga to od nas przeprowadzenia postępowania w trybie zasady konkurencyjności ponownie, a możliwość zastosowania wyłączenia nie obowiązuje. Zwracamy uwagę, że przy zamówieniach z tzw. wolnej ręki należy postępować bardzo zachowawczo i każdorazowo w pierwszej kolejności przeanalizować sytuację, z jakiego powodu nikt nie złożył nam oferty. Być może postawiliśmy zbyt wygórowane kryteria lub termin wykonania zamówienia jest nieadekwatny do jego zakresu. Każda taka sytuacja wymaga indywidualnego podejścia i należy być bardzo ostrożnym. Oczywiście zgodnie z zapisami Wytycznych mamy prawo do zastosowania wyłączenia stosowania procedury, jednak w sytuacji, gdy w trakcie kontroli pojawią się podejrzenia, że warunki udziału w postępowaniu celowo zostały zawyżone, aby ograniczyć konkurencyjność, a następnie wybrać firmę z którą chcemy współpracować w trybie procedury z wolnej ręki, jesteśmy narażeni na ryzyko korekty finansowej nawet do 100% wartości zamówienia. Pamiętajmy, że ciężar udowodnienia, że nie mieliśmy takich zamiarów i dochowaliśmy należytej staranności przy wyborze wykonawcy, zawsze spoczywa na beneficjencie.

W celu dochowania należytej staranności, po przeanalizowaniu, że stawiane w zapytaniu warunki są adekwatne do przedmiotu zamówienia, termin wykonania jest realny, a na rynku jest kliku potencjalnych wykonawców, najrozsądniej byłoby opublikować nasze zamówienia w bazie konkurencyjności ponownie. Takie postępowanie jest również zalecane przez Instytucje Pośredniczące.

Jeśli w dalszym ciągu nikt nie złoży nam oferty, złożone oferty zostaną odrzucone lub oferty będą złożone przez wykonawców podlegających wykluczeniu, możemy wyłonić wykonawcę z zastosowaniem procedury z wolnej ręki.

O czym należy pamiętać?

  • Stosujmy komunikację elektroniczną – wszystkie wymagane informacje i dokumenty (takie jak zaproszenie do negocjacji, zakres zamówienia i wymagania stawiane w zamówieniu, wzór umowy, oferta) powinny być przesyłane elektronicznie. W drodze wyjątku negocjacje mogą być prowadzone ustnie, jednak należy sporządzić notatkę z ustaleń, która zostanie podpisana przez przedstawicieli każdej ze stron.
  • Zaproszenie do negocjacji powinno zawierać szczegółowy zakres prac, terminy, wymagania stawiane wykonawcy oraz postanowienia przyszłej umowy.
  • Przeprowadzanie procedury z zastosowaniem tzw. wolnej ręki powinno zostać zakończone podpisaniem protokołu z wyboru wykonawcy.

Dopiero w taki sposób przeprowadzona procedura z wolnej ręki daje beneficjentom gwarancję braku uwag i wątpliwości w przypadku kontroli oraz nie naraża ich na ryzyko korekt finansowych.

UDOSTĘPNIJ ARTYKUŁ