mobile-banner-bg-left mobile-banner-bg-right
mobile-v-left mobile-v-right

Na co zwrócić uwagę przy zakończeniu realizacji projektów dofinansowanych w ramach POIR?

Agnieszka Majer
Senior Consultant
Zespół zarządzania projektami CIVITTA Polska

Czas mija nieubłaganie i wraz z nadejściem kalendarzowej jesieni warto zwrócić uwagę, że nieuchronnie zaczynamy zbliżać się do zakończenia perspektywy finansowej na lata 2014-2020. Ponieważ wiąże się to z obowiązkowym zakończeniem realizacji projektów dofinansowanych w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, zapraszam na kilka słów o tym, na jakie aspekty warto zwrócić uwagę.

Wniosek o płatność końcową

Ostatni dzień kwalifikowalności wydatków przypada na dzień 31 grudnia 2023 r. Do tego terminu powinny zostać opłacone wszystkie wydatki, które są kwalifikowane w projekcie oraz zrealizowane wszystkie zaplanowane prace. Ponadto należy zaznaczyć, że zakończenie realizacji projektu wymaga:

  • złożenia w systemie SL2014 wniosku o płatność końcową – wniosek musi być złożony w okresie kwalifikowalności kosztów, tj. do ostatniego dnia realizacji projektu,
  • złożenia informacji końcowej z użyciem wzoru NCBR wraz z wnioskiem o płatność końcową.

Należy pamiętać, że zatwierdzenie wniosku o płatność końcową jest zależne od uzyskania pozytywnej opinii eksperta na temat informacji końcowej oraz przyjęcia wyników projektu. Termin przekazania wypłaty końcowej oraz rozliczenia końcowego projektu może się więc wydłużyć. Projekt przechodzi w okres trwałości dopiero od daty wpływu środków z refundacji ostatniej transzy dofinansowania na konto bankowe beneficjenta.

Obowiązki wynikające z umowy o dofinansowanie

Ponieważ ostatni dzień kwalifikowalności wydatków dla projektów POIR przypada na ostatni dzień grudnia, warto z odpowiednim wyprzedzeniem zastanowić się, czy zostały wypełnione wszystkie obowiązki wynikające z umowy o dofinansowanie.

Należy przeanalizować, czy wszystkie odstępstwa realizowanych prac od wniosku o dofinansowanie zostały zgłoszone do Instytucji Pośredniczącej oraz czy na wszystkie wnioski o zmianę uzyskaliśmy stosowną zgodę. Ponadto koniecznie należy zweryfikować, czy zostały wprowadzone i zaimplementowane do systemu SL2014 przesunięcia kosztowe oraz czy budżet, na którym bazujemy, jest aktualny.

Wskaźniki i kamienie milowe

Szczególną uwagę należy zwrócić także na poziom osiągniętych wskaźników oraz osiągniętych parametrów kamieni milowych. Jeśli zidentyfikujemy jakiekolwiek odstępstwa względem planu założonego we wniosku o dofinansowanie, to jest to odpowiedni czas, aby zgłosić je do Instytucji Pośredniczącej.

Raporty okresowe i raporty z prac badawczych

Ponadto warto również sprawdzić, czy złożone i zatwierdzone zostały wszystkie wymagane raporty okresowe oraz raporty z etapu prac badawczych (jeśli nasz wniosek o dofinansowanie przewiduje prace przedwdrożeniowe). Trzeba też zwrócić uwagę, czy wskazane raporty zostały przyjęte bez zastrzeżeń. W przypadku uwag do raportu należy zweryfikować, czy zostały one wdrożone zgodnie z zaleceniami instytucji.

Audyt zewnętrzny

Jeżeli beneficjent był zobligowany wykonać audyt zewnętrzny projektu bądź w trakcie realizacji projektu przeprowadzona została kontrola planowa lub doraźna, należy sprawdzić, czy w raporcie z audytu lub informacji pokontrolnej nie znajdują się zastrzeżenia, które należało zrealizować.

Dane w systemie SL2014

Poza weryfikacją dokumentacji, należy zwrócić uwagę, czy uzupełniliśmy wszystkie dane w systemie SL2014, takie jak wypełniona Baza personelu i moduł dotyczący zamówień publicznych (w przypadku beneficjentów zobowiązanych do stosowania ustawy PZP).

Wsparcie ekspertów przy zamykaniu projektów POIR

Poruszone powyżej kwestie to niestety tylko niewielka część wymagań, na które należy zwrócić uwagę. Przypominam także, że pozytywna ocena wniosku o płatność końcową i informacji końcowej nie oznacza końca przygody z naszym projektem realizowanym w ramach POIR. Przed beneficjentami jeszcze trwałość projektu i obowiązki z tego wynikające.

Z uwagi na skomplikowanie kwestii zamykania projektów, serdecznie zachęcam do współpracy z Zespołem zarządzania projektami w CIVITTA. Pomożemy w sprawnym i pomyślnym zakończeniu realizacji projektu, zweryfikujemy, czy wszystkie obowiązki wynikające z umowy zostały zrealizowane i wesprzemy Państwa w przypadku konieczności wprowadzenia zmian. Zapraszam do kontaktu!

UDOSTĘPNIJ ARTYKUŁ