Jak wygląda kontrola projektów dofinansowanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego?

Agnieszka Majer
Starszy Konsultant
Zespół zarządzania projektami CIVITTA Polska

Kontrola projektu unijnego. Ta fraza nierzadko spędza sen z powiek wielu beneficjentom i należy przyznać, że jest to zdecydowanie najmniej lubiany etap realizacji projektu. Kontrola jest jednak nieodzownym elementem każdego przedsięwzięcia dofinansowanego ze środków UE. Czy rzeczywiście należy się jej obawiać? Jak wygląda kontrola projektów dofinansowanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, jak się do niej przygotować oraz kto ma prawo ją przeprowadzić? Zapraszam do lektury!

Nadrzędnym celem kontroli jest sprawdzenie prawidłowości projektu, który jest w trakcie realizacji lub został już zrealizowany. Weryfikacji podlega przede wszystkim stan faktyczny, to znaczy sprawdzane jest, czy dokumentacja oraz sprawozdanie z postępu prac przedkładane w ramach wniosków o płatność znajdują odzwierciedlenie w rzeczywistości. Kontrola ma na celu zweryfikowanie, czy przesłane skany dokumentów są tożsame z tymi posiadanymi w oryginale. Ponadto przykładowo, jeśli z faktur i protokołów odbioru wynika, że beneficjent zakupił sprzęt lub urządzenie, to kontrola na miejscu ma na celu sprawdzenie, czy ten sprzęt faktycznie został zakupiony i znajduje się w miejscu realizacji projektu.

Kontrola projektów unijnych może przybierać różne formy. Wyróżniamy:

  • tzw. kontrolę na dokumentach, która odbywa się w siedzibie instytucji kontrolującej w oparciu o dokumenty znajdujące się w systemie informatycznym SL2014. Beneficjent może zostać poproszony o przesłanie dodatkowej dokumentacji.
  • tzw. kontrolę na miejscu w siedzibie firmy bądź w miejscu realizacji projektu.

Projekty podlegające zarówno tzw. kontroli na dokumentach, jak i w miejscu realizacji projektu wybierane są losowo. Oznacza to, że prowadzony przez beneficjenta projekt może, ale nie musi zostać skontrolowany.

Beneficjenci mogą mieć do czynienia z dwoma rodzajami kontroli: planową i doraźną. Pierwsza odbywa się na podstawie harmonogramu i beneficjent jest o niej poinformowany pisemnie z kilkudniowym wyprzedzeniem. Wraz z informacją o kontroli przesyłane jest upoważnienie, a w nim zakres tego, czego kontrola będzie dotyczyć. Taka forma pozwala na odpowiednie przygotowanie się. Zupełnie inaczej sytuacja wygląda w przypadku kontroli doraźnej – instytucja kontrolująca nie ma obowiązku informowania o niej wcześniej, więc o kontroli beneficjent może dowiedzieć się w dniu jej rozpoczęcia. Kiedy można spodziewać się takiej kontroli? Zazwyczaj wtedy, gdy instytucja kontrolująca podejrzewa coś niepokojącego w związku z realizacją dofinansowanego projektu. Wątpliwości mogą budzić:

  • opóźnienia w harmonogramie, które zagrażają realizacji projektu w terminie,
  • brak rzeczowej realizacji projektu, który może mieć wpływ na brak możliwości osiągniecia zakładanego celu,
  • wątpliwości na etapie weryfikacji wniosku o płatność,
  • zawiadomienia od innych instytucji bądź uzyskanie informacji dotyczących wystąpienia ewentualnych nieprawidłowości.

Wiedząc już, jakich kontroli można się spodziewać, warto również wspomnieć, jak przebiega sam proces. Kontrola przeważnie trwa dwa lub trzy dni. Przy dużych, bardziej złożonych lub rozproszonych projektach może trwać nieco dłużej. W tym czasie kontrolerzy zapoznają się z dokumentami oraz dokonują tzw. wizji lokalnej. Na potrzeby kontroli bezwzględnie należy udostępnić oryginały dokumentacji projektowej. Ponadto weryfikowana jest dokumentacja potwierdzająca prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej czy też wewnętrzne regulaminy, w oparciu o które realizowany jest projekt (np. regulamin wynagradzania pracowników, regulamin udzielania zamówień czy dokonywania zakupów). W trakcie kontroli sprawdzane jest także wywiązanie się z obowiązków informacyjno-promocyjnych, a więc odpowiednie oznakowanie dokumentów, materiałów oraz inwestycji.

W ciągu 21 dni od zakończenia kontroli beneficjent otrzymuje protokół z kontroli z ewentualnymi stwierdzonymi nieprawidłowościami czy zaleceniami do wdrożenia. Należy pamiętać, że w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości beneficjent zawsze ma prawo do przedstawienia swojego stanowiska i złożenia wyjaśnień. Każdorazowo należy również bardzo rzetelnie zweryfikować treść protokołu, ponieważ zdarzają się pomyłki, a wszelkie uwagi co do treści protokołu można zgłosić do instytucji.

Warto zwrócić uwagę, że beneficjenci mają duży wpływ na to, jak przebiegnie proces kontroli. Im lepiej się do niej przygotują, tym mniejsza szansa na ewentualne potknięcia. W tym celu należy:

  • poukładać posiadaną dokumentację. Dokumenty powinny być ułożone w sposób zapewniający właściwą ścieżkę audytu. To bardzo usprawnia pracę zespołowi kontrolującemu.
  • stworzyć odpowiednie warunki do kontroli i – jeśli jest taka możliwość – udostępnić oddzielne pomieszczenie, które na czas kontroli będzie do dyspozycji jedynie dla zespołu kontrolującemu.
  • zapewnić dostęp do urządzeń typu ksero.
  • zadbać o obecność osób zaangażowanych w realizację projektu. W trakcie trwania kontroli powinny być dostępne osoby, które mają wiedzę na temat projektu i będą mogły odpowiedzieć na ewentualne pytania.
  • udostępnić wszystkie dokumenty, których wykaz znajdował się w zawiadomieniu o kontroli.
  • nie ubiegać kontrolerów w składaniu wyjaśnień – jeśli zespół kontrolujący będzie potrzebował dodatkowych dokumentów czy wyjaśnień, na pewno o to poprosi.

Czy w związku z kontrola jest się więc czego bać? Jeśli projekt realizowany jest w oparciu o przepisy prawa oraz zgodnie z założeniami umowy o dofinansowanie i wniosku o dofinansowanie, to zupełnie nie. Kontrola jest też dobrą okazją, aby uporządkować dokumenty i sprawy związane z projektem. To bardzo ważne, ponieważ projekt może podlegać kontroli również w okresie trwałości, a ten w projektach dofinansowanych z EFRR wynosi od 3 do 5 lat. Warto więc zawczasu zadbać o porządek w dokumentach.

Należy również pamiętać, że dofinansowanie przyznane na realizację projektu to środki publiczne, więc nie tylko instytucja pośrednicząca wspierająca realizację projektu może przeprowadzić kontrolę. Zgodnie z art. 23 ustawy wdrożeniowej, kontrole i audyty projektu mogą przeprowadzać:

  • instytucja zarządzająca,
  • instytucja pośrednicząca,
  • instytucja wdrażająca,
  • instytucja audytowa,
  • przedstawiciele KE,
  • przedstawiciele Europejskiego Trybunału Obrachunkowego,
  • inne podmioty uprawnione.

Jak widzimy, katalog jest szeroki, ale i tak nie został przez ustawodawcę zamknięty. Wśród innych podmiotów kontrolujących warto na pewno wyróżnić Krajową Administrację Skarbową, Naczelną Izbę Kontroli czy Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych. Trzeba również dodać, że instytucje kontrolujące mogą zlecić usługi związane z kontrolą innym podmiotom. Jednak kontrole prowadzone przez inne podmioty niż instytucja pośrednicząca zdarzają się stosunkowo rzadko.

UDOSTĘPNIJ ARTYKUŁ