Pozytywna ocena wniosku o dofinansowanie z UE nie jest równoznaczna z końcem formalności – wręcz przeciwnie. To dopiero początek drogi z wykorzystaniem funduszy unijnych, ponieważ faktyczne otrzymanie środków jest oddalone w czasie i uzależnione od spełnienia wielu wymogów.
Umowa o dofinansowanie zobowiązuje beneficjentów środków unijnych do wypełnienia szeregu obowiązków, o których należy pamiętać zarówno w toku realizacji projektu, jak i po jego zakończeniu. Niedopilnowanie przez beneficjenta zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie i stwierdzenie nieprawidłowości może skutkować nałożeniem kar finansowych, w tym koniecznością zwrotu części, a nawet całości otrzymanej dotacji wraz z naliczonymi odsetkami. Proces zarządzania projektem unijnym oraz rozliczania dotacji jest bardzo skomplikowany i niestety łatwo popełnić błędy. Jak się przed nimi ustrzec? Zaufać wiedzy i doświadczeniu ekspertów, którzy o bezzwrotnych dotacjach unijnych wiedzą wszystko!
W naszym zespole od kilkunastu lat wspieramy przedsiębiorców w rozwoju i realizacji ich planów biznesowych przy wykorzystaniu środków unijnych. W zależności od możliwości i potrzeb naszych klientów proponujemy adekwatny model współpracy, który pozwoli na sprawną realizację projektu współfinansowanego ze środków unijnych, eliminację błędów wynikających z braku odpowiedniej wiedzy, a finalnie – na odniesienie sukcesu.
W tym modelu współpracy nasi eksperci na czas realizacji projektu stają się częścią zespołu projektowego klienta i uczestniczą w spotkaniach roboczych, podczas których czuwają nad tym, aby podejmowane przez beneficjenta działania, przyjęte tempo prac czy dokonywane modyfikacje założeń projektowych były zgodne z regulacjami prawnymi. Nasze wsparcie koncentruje się na strategicznych elementach procesu, mających decydujący wpływ na osiągnięcie założonych celów i wskaźników projektu, terminową realizację przyjętego harmonogramu działań czy procedury zakupowe i wybór najkorzystniejszych wykonawców zgodnie z zasadą konkurencyjności. Wskazany model współpracy obejmuje także działania objęte rozliczaniem finansowym dotacji.
W ramach tego modelu współpracy wspieramy klientów w działaniach związanych z całym procesem rozliczania projektów B+R i inwestycyjnych od momentu podpisania umowy o dofinansowanie, aż do wpływu płatności końcowej. Nasi eksperci stoją na straży kluczowych terminów rozliczeń, przygotowują wnioski sprawozdawcze i wnioski o płatność, doradzają w zakresie prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej i prawidłowego dokumentowania ponoszonych wydatków, a także przygotowują niezbędne pisma dotyczące finansowego rozliczania dofinansowania z funduszy unijnych.
Ten model współpracy odpowiada na potrzeby klientów, którzy mają doświadczenie związane z realizacją projektów unijnych, ale chcieliby dysponować wsparciem zewnętrznego doradcy na wypadek trudniejszych procedur zakupowych, wniosków o zmianę czy potrzeby skonsultowania podejmowanych działań. W takiej formie współpracy nasi eksperci wspierają klienta w konkretnych, zgłoszonych przez niego zleceniach.
W ramach wsparcia w realizacji projektów badawczo-rozwojowych i inwestycyjnych świadczymy również szereg komplementarnych usług, które wpisują się w poniższe obszary:
Zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami!
Na początku realizacji dofinansowanego projektu warto przygotować się m.in. w zakresie procesów administracyjnych, takich jak opracowanie wzorów dokumentacji projektowej i cyklu obiegu dokumentów czy ustalenie procesów weryfikacji i archiwizacji dokumentacji. Pozwoli to na sprawne i bezpieczne prowadzenie administracji projektowej, co ma duże znaczenie w toku realizacji projektu i rozliczania dotacji.
Środki w ramach dofinansowania wypłacane są w formie zaliczek lub refundacji poniesionych kosztów, w wysokości określonej w harmonogramie projektu i na podstawie złożonych wniosków o płatność.
Oferujemy pełne wsparcie w komunikacji z instytucjami odpowiedzialnymi za weryfikację rozliczanego projektu na każdym jego etapie.
Należy podkreślić, że po zakończeniu projektu i otrzymaniu płatności końcowej umowa o dofinansowanie cały czas obowiązuje, a wszystkie jej zapisy pozostają w mocy, w tym te dotyczące kontroli, monitorowania, sprawozdawczości czy przechowywania dokumentacji. Na beneficjentach spoczywają obowiązki związane z utrzymywaniem trwałości projektu.
Trwałość projektu to czas, w którym nabyte w projekcie środki trwałe należy wykorzystać w niezmienionej względem umowy o dofinansowanie formie i wymiarze. Oznacza to, że projekt nie może być poddawany znaczącym modyfikacjom. Dotyczy to w szczególności utrzymania celów, wskaźników produktu oraz rezultatu określonych we wniosku o dofinansowanie.
Okres trwałości projektu liczony jest od dnia wpływu płatności końcowej na rachunek beneficjenta, gdy w ramach rozliczenia wniosku o płatność końcową przekazywane są środki lub od dnia zatwierdzenia wniosku o płatność końcową w pozostałych przypadkach. Obowiązek zachowania trwałości dotyczy projektów obejmujących inwestycje w infrastrukturę lub inwestycje produkcyjne, a trwałość projektów współfinansowanych z europejskich funduszy strukturalnych i inwestycyjnych musi być zachowana przez okres 5 lat albo 3 lat w przypadku, gdy beneficjentem jest przedsiębiorstwo z sektora MŚP.
Beneficjent dofinansowania ze środków unijnych jest zobowiązany do informowania odpowiednich instytucji o wszelkich okolicznościach, które mogą mieć wpływ na nieutrzymanie trwałości projektu. W przypadku stwierdzenia naruszenia zasady trwałości może wiązać się to z koniecznością zwrotu środków otrzymanych na realizację projektu wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych, proporcjonalnie do okresu niezachowania obowiązku trwałości.
Beneficjenci środków unijnych są zobowiązani do przechowywania w miejscu realizacji projektu w sposób gwarantujący należyte bezpieczeństwo informacji oraz wszelkich danych związanych z realizacją projektu przez okres 10 lat od dnia przyznania ostatniej pomocy w ramach programu pomocowego.
