Co należy wiedzieć o audycie zewnętrznym w projektach badawczo-rozwojowych?

Firmy korzystające z dofinansowania z programów unijnych przy realizacji projektów badawczo-rozwojowych muszą pamiętać o obowiązkowym elemencie rozliczania wsparcia – audycie zewnętrznym. Jego celem jest potwierdzenie wiarygodności danych i uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że wszystkie wydatki poniesione w toku trwania projektu są kwalifikowalne, a sam projekt jest w pełni zgodny z wnioskiem oraz umową o dofinansowanie.

PODSTAWA PRAWNA

Zgodnie z wymogami umowy o dofinansowanie, projekt o wartości dofinansowania przekraczającej 3 mln zł podlega obowiązkowemu audytowi zewnętrznemu. Audyt projektu należy rozpocząć po zrealizowaniu co najmniej 50% planowanych wydatków związanych z projektem, jednak nie później niż przed zrealizowaniem 80% planowanych wydatków i skończyć przed złożeniem wniosku o płatność końcową. Warto podkreślić, że przy kalkulacji w/w progów procentowych należy brać pod uwagę koszty kwalifikowalne faktycznie poniesione, a nie tylko te ujęte we wnioskach o płatność.

CELE PRZEPROWADZENIA AUDYTU

Audyt zewnętrzny projektów B+R musi zostać przeprowadzony w sposób rzetelny, prawidłowy oraz zgodny z normami i przepisami prawnymi. Jego celem jest wydanie przez audytora opinii dotyczącej:

1. wiarygodności danych liczbowych i opisowych zawartych w dokumentach związanych z realizowanym projektem,
2. realizacji wydatków i uzyskania założonych efektów związanych z audytowanym projektem, zgodnie z wymaganiami zawartymi we wniosku, decyzji lub umowie,
3. poprawności dokumentowania i ujęcia operacji gospodarczych w wyodrębnionej dla danego projektu ewidencji księgowej.

Audyt zewnętrzny obejmuje:

1. sprawdzenie osiągnięcia celu projektu oraz zgodności realizacji projektu z umową, tj. weryfikację projektu w zakresie zgodności wykonanych działań z opisem projektu i harmonogramem rzeczowo-finansowym, adekwatności ponoszonych kosztów w stosunku do zadań zrealizowanych w ramach projektu i osiągniętych wskaźników, rzeczywistej realizacji projektu poprzez oględziny miejsca i przedmiotu projektu (postęp rzeczowy),
2. weryfikację, na podstawie reprezentatywnej próby, oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadania/projektu (w okresie objętym audytem), w tym weryfikację opisu dowodów księgowych (klauzul), zgodnie z warunkami umowy o dofinansowanie,
3. ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m.in. czy zostały faktycznie poniesione, czy są zasadne, czy są związane z realizacją zadania/projektu, czy zostały poniesione w terminie realizacji zadania/projektu zgodnie z zasadą efektywności i racjonalności),
4. sprawdzenie poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, sposobu ich udokumentowania i wyodrębnienia w ewidencji księgowej,
5. weryfikację, czy w wykazanych we wniosku kosztach bezpośrednich zostały ujęte koszty ogólne rozliczane metodą ryczałtową,
6. sprawdzenie wniesienia przez wykonawcę wkładu własnego, zgodnie z warunkami wskazanymi w umowie o dofinansowanie,
7. sprawdzenie poprawności zakupu towarów i usług pod kątem stosowania ustawy PZP lub, dla podmiotów zwolnionych z jej stosowania, zachowania zasady konkurencyjności,
8. sprawdzenie, czy w przypadku zakupu towarów lub usług od podmiotów powiązanych z wykonawcą osobowo lub kapitałowo wykonawca posiadał stosowną zgodę NCBR (jeśli dotyczy),
9. ocenę wiarygodności i terminowości sprawozdań z realizacji projektu,
10. sprawdzenie terminowości rozliczania otrzymanych środków finansowych na realizację projektu (w tym przede wszystkim zaliczki),
11. sprawdzenie sposobu monitorowania realizacji celów projektu,
12. weryfikację sposobu przechowywania i zabezpieczania dokumentacji dotyczącej projektu (sposób archiwizacji),
13. weryfikację przestrzegania przepisów o rachunkowości, zamówieniach publicznych i finansach publicznych, w tym w zakresie przestrzegania dyscypliny finansów publicznych;
14. sprawdzenie funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej w odniesieniu do realizacji projektu,
15. sprawdzenie realizacji wniosków i zaleceń z wcześniejszych kontroli i audytów.

CO NALEŻY ZAWRZEĆ W SPRAWOZDANIU Z AUDYTU

Podczas przeprowadzania audytu audytor ma prawo do wglądu do ksiąg rachunkowych i dokumentów, będących podstawą zapisów w tych księgach oraz do wszelkich informacji i danych związanych z przeprowadzanym audytem, także tych zapisanych na informatycznych nośnikach danych. Audytor może również sporządzać ich kopie oraz wykonywać wyciągi, zestawienia oraz wydruki. Należy jednak zaznaczyć, że podczas wykonywania swojej pracy musi przestrzegać przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz tajemnic ustawowo chronionych.

Na podstawie zebranych dowodów audytor przygotowuje pisemne sprawozdanie, które powinno zawierać co najmniej:

1. datę sporządzenia,
2. nazwę i adres audytowanego podmiotu,
3. nazwę i numer projektu,
4. oświadczenie audytora o niezależności od audytowanego podmiotu,
5. imiona, nazwiska i opis uprawnień audytorów,
6. cele audytu,
7. podmiotowy i przedmiotowy zakres audytu,
8. termin, w którym przeprowadzono audyt,
9. zwięzły opis działań w obszarze, którego dotyczy audyt,
10. ocenę adekwatności i skuteczności systemu zarządzania i kontroli stosowanych w działalności objętym audytem,
11. informację o metodzie doboru próby do badania i jej wielkości,
12. opis wyników badania, w których audytor stwierdził ewentualne nieprawidłowości,
13. opis nieprawidłowości w działalności oraz analizę ich przyczyn i skutków,
14. zalecenia w sprawie usunięcia nieprawidłowości, które stwierdził audytor.

Audytor musi dostarczyć sprawozdanie w ciągu maksymalnie 7 dni od dnia zakończenia audytu. Jeden egzemplarz sprawozdania oraz ewentualne stanowisko wobec ustaleń zawartych w sprawozdaniu należy przekazać do NCBR w terminie maksymalnie 21 dni od dnia jego otrzymania od audytora, ale nie później niż w dniu złożenia wniosku o płatność końcową.

KTO MOŻE BYĆ AUDYTOREM

Aby zapewnić odpowiednią jakość audytu, beneficjent powinien zlecić tę usługę jednostkom lub podmiotom zatrudniającym bądź współpracującym z osobami, które mają odpowiednie kwalifikacje w  tym zakresie oraz wiedzę dotyczącą funkcjonowania poszczególnych funduszy unijnych w Polsce.

Audytorem przeprowadzającym audyt projektu B+R może być:

• osoba spełniająca warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (poniżej treść tego artykułu)

lub

• osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, zatrudniająca przy przeprowadzaniu audytu osoby, o których mowa powyżej.

Warto zaznaczyć, że audytorem nie może być podmiot zależny od audytowanego podmiotu oraz podmiot dokonujący badania sprawozdania finansowego audytowanego podmiotu w okresie 3 lat poprzedzających audyt.

Art. 286. Ustawy o finansach publicznych

1) Audytorem może być osoba, która:

1. ma obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub innego państwa, którego obywatelom, na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego, przysługuje prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
2. ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych;
3. nie była karana za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe;
4. posiada wyższe wykształcenie;
5. posiada następujące kwalifikacje do przeprowadzania audytu wewnętrznego:

• jeden z certyfikatów: Certified Internal Auditor (CIA), Certified Government Auditing Professional (CGAP), Certified Information Systems Auditor (CISA), Association of Chartered Certified Accountants (ACCA), Certified Fraud Examiner (CFE), Certification in Control Self Assessment (CCSA), Certified Financial Services Auditor (CFSA) lub Chartered Financial Analyst (CFA), lub
• złożyła, w latach 2003–2006, z wynikiem pozytywnym egzamin na audytora wewnętrznego przed Komisją Egzaminacyjną powołaną przez Ministra Finansów, lub
• uprawnienia biegłego rewidenta, lub
• dwuletnią praktykę w zakresie audytu wewnętrznego i legitymuje się dyplomem ukończenia studiów podyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego, wydanym przez jednostkę organizacyjną, która w dniu wydania dyplomu była uprawniona, zgodnie z odrębnymi ustawami, do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych lub prawnych.

Wyboru audytora należy dokonać z poszanowaniem zasad określonych w Wytycznych dot. kwalifikowalności wydatków ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, to znaczy:

1. poniżej 20 tys. zł netto z wolnej ręki,
2. od 20 do 50 tys. zł netto włącznie po przeprowadzeniu rozeznania rynku,
3. powyżej 50 tys. zł netto zgodnie z zasadą konkurencyjności.

Audytor ma obowiązek udzielać NCBR wyjaśnień dotyczących audytu, dlatego w podpisanej z nim umowie dobrze jest zastrzec tę powinność oraz szczegółowo opisać sposób komunikacji.

REKOMENDACJE

W gospodarowaniu funduszami unijnymi obowiązują zasady zorganizowanego i racjonalnego działania, dlatego też audyty zewnętrzne pełnią istotną rolę – pozytywna opinia niezależnego audytora potwierdza rzetelność oraz prawidłowość zrealizowanego projektu. Od kilkunastu lat z sukcesami pozyskujemy dofinansowanie i zarządzamy projektami B+R, a nasza wiedza i kwalifikacje pozwalają nam przeprowadzić niezależny i rzetelny audyt zewnętrzny niezbędny do rozliczenia otrzymanego wsparcia. Wiemy, na co zwrócić szczególną uwagę, co należy zweryfikować i co trzeba zawrzeć w sprawozdaniu z audytu, aby było ono zgodne z wymogami NCBR. Zapraszamy do kontaktu – chętnie wesprzemy Państwa w tym procesie i przeprowadzimy audyt zewnętrzny każdego projektu B+R!