Audyt i rozwój procesów biznesowych

Klient – duża firma z branży IT – potrzebował wsparcia ze strony doświadczonej firmy doradczej, aby usprawnić pracę w obszarach finansów, rachunkowości i HR.

Dzięki ścisłej współpracy z klientem podczas realizacji całego projektu oraz ze względu na bardzo dobre zrozumienie potrzeb klienta, konsultanci CIVITTA mogli przygotować zestaw nowych narzędzi usprawniających codzienną pracę wykonywaną przez zespół klienta.

Przestarzałe narzędzia mogą generować błędy i wymagają dużo ręcznej pracy

Międzynarodowa firma zajmująca się bezpieczeństwem IT, mająca 30 oddziałów i zatrudniająca 2000 pracowników na całym świecie, potrzebowała profesjonalnego wsparcia przy modernizacji narzędzi wykorzystywanych w finansach, księgowości i HR. Dotychczas stosowane rozwiązania składały się z wieloetapowej pracy manualnej, wymagały ręcznego przetwarzania znacznej ilości informacji i były podatne na błędy. Konsultanci CIVITTA wspólnie z klientem określili pożądane efekty projektu optymalizacji i zidentyfikowali główne problemy w obecnych procesach.

Ścisła współpraca z klientem prowadzi do zwiększenia użyteczności nowych narzędzi

Projekt realizowany przez CIVITTA dotykał kilku obszarów tematycznych ważnych dla poszczególnych zespołów pracujących w firmie klienta. Konsultanci CIVITTA dla każdego obszaru wybrali optymalne podejście i zaproponowali dwa główne rozwiązania:

• Ulepszenie istniejących plików Excel i dodanie do nich zaawansowanych formuł Excel i makr VBA. Celem zmian było wykorzystanie jednego pliku do realizacji całego procesu analitycznego. Nowe podejście wymagało wprowadzenia danych w postaci zaledwie kilku parametrów i umożliwiło wykonywanie wszystkich operacji na danych w zautomatyzowany sposób.
• Przeniesienie wybranych raportów do programu Tableau, co zapewniło lepsze wykorzystanie narzędzi BI, ułatwiło dostęp do raportów wszystkim pracownikom firmy klienta oraz umożliwiło połączenie nowego rozwiązania z wewnętrznymi bazami danych i codzienną aktualizację danych.

Po zakończeniu fazy projektowania, przeprowadzono serię testów z użytkownikami po stronie klienta, aby sprawdzić efektywność nowego podejścia.

Nowe narzędzia dostosowane do potrzeb klienta

Rozwiązanie zaproponowane przez CIVITTA poprawiło efektywność pracy i pomogło osiągnąć lepszą jakość analiz, ponieważ zmniejszone zostało obciążenie zespołu pracą manualną i dodane zostały automatyczne reguły sprawdzania poprawności analiz. Liczba plików przypisanych do jednego procesu została zmniejszona do zaledwie jednego pliku, co wyeliminowało ryzyko związane z kopiowaniem danych między dokumentami.

Excel jest najczęściej używanym narzędziem analitycznym w wielu firmach. Nie jest to złym podejściem, ale warto pamiętać, że kluczowe jest stosowanie odpowiednio przygotowanych plików, ponieważ tylko takie narzędzia mogą poprawić codzienną pracę. Wprowadzenie narzędzi BI (takich jak Tableau, QlikSense lub Power BI) umożliwia lepszą wizualizację danych, automatyczne raporty oraz łatwiejszy dostęp do danych dla różnych zespołów i pracowników.

Analitycy z firmy doradczej CIVITTA rozumieją dane i procesy biznesowe stojące za danymi. Dlatego mogą skutecznie wspierać swoich klientów, zapewniając m.in.:

• audyt procesów biznesowych i związanych z zarządzaniem danymi,
• doradztwo biznesowe zakończone praktycznymi rekomendacjami,
• zautomatyzowane narzędzia wspierające procesy biznesowe,
• wsparcie podczas wdrażania narzędzi BI,
• automatyczne przygotowywanie raportów.

Chcesz usprawnić procesy biznesowe lub zarządzanie danymi w swojej firmie? Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak możesz lepiej wykorzystać posiadane już dane.